动感e族_新浪网

“潜素质人才”理念下做文秘(2)

http://y.sina.com.cn 2004年09月03日 00:59 《青春期健康》

一场扩大综合素质的延展性的赛跑　　文秘这一职务与其它的职务是有很大区别的，而最大的区别就是工作琐碎、杂乱，并且几乎没有私人空间，不论何时，随叫随到！　　小周每天早早来到办公室，然后打开经理室的门，拖地、擦桌子、倒烟灰、涮杯子，最后是泡好茶叶倒好水。这些工作，就是你应该做的，千万不要觉得这是在伺候别人，秘书最重要的工作就是照顾好你的上司！　　接下来是日常工作，没有完成的费用报表、急待赶出来的合同方案，接收文件、草拟通知、下发通知……如果哪一天有活动，秘书要起草活动方案，活动结束时，要组织人员打扫现场，如果有纪念品要发放，秘书一定要弄清楚发给什么人，以什么样的渠道发。　　小周刚到公司的时候，就出了这样的一个笑话，有几个同事的笔经常丢，就经常来领，小周也没在意，谁领就给谁，结果，她刚上班两周发出去的笔几乎够公司以前发半年的。为这事，经理找小周谈话，很仔细地告诉她，秘书就是公司的管家，既然是管家，就要把公司当成是自己的家看待，无论做什么都要精打细算，要学会给家里节约！　　“经理的话对我触动很大”，小周说，“我越来越明白一件事，那就是秘书这个职位是个弹性很大的职位，说重要很重要，说不重要，也不重要，因为干的大部分是些琐事，就看你自己怎么看待了”。　　因为是周末，小周显得比平时悠闲一些，和我聊的时候没有忘记给自己冲一杯牛奶，“其实，做我们这份工作，形象也很重要，不论你平时多忙，多累，一定要保持好自己的精神状态，因为你就是公司的形象，很多客户都要从你这里走进去。” 　　我们正聊着，客户部送来一摞表格，说是这一周电信公司搞活动，获奖者的备案。备案很详细地记录了客户姓名、身份证号、领取人姓名、发放奖金人姓名、身份、联系方式等。这些工作小周都要在今天做完。　　表格还没有做完，经理过来让小周马上起草一个《关于更换开发区经营部办公大楼营业厅地弹簧》的请示，小周立即放下表格起草文件。　　她似乎很平静，整个的工作有条不紊。我对小周说，这样一份工作，需要你像一块好钢，有柔韧性，可以锻造，而且，最好是一块加热到高温状态的钢，根据公司和上司包括下属的要求随时变换自己的状态。　　小周的确是个很聪明的女孩子，她马上把我的话归结了一下，说，就是要求你的综合素质要有延展性！可塑性！除了要有基本的文秘知识包括公文写作、社交礼仪、经济法、行政法等知识储备，还要有变通。比方说，每天来找经理的客人很多，做秘书的要学会挡驾但也不能谁都挡，秘书必要时要记住经理所有的亲朋好友。　　性格是做好文秘的第一关　　小周觉得做事情要有一颗平常心！同时，站在秘书的职位上，还要学会宽容! 　　只有心态平和了，工作起来才会有条不紊，才会细致、周到。办公室的工作历来是琐碎的，但是，秘书要把琐碎的工作条理起来，归拢起来！做这些工作的时候不要以为自己在做一些无用的小事，其实正是这些事情在支持着公司的正常运转。　　学会宽容是更应该做到的。让大家都在一种宽松和谐的氛围中生活，这些都是你这个秘书应该做好的。学做秘书要先学做人，要学会融入。只有平常心、宽容是不够的，要把自己和公司的理念、文化融在一起，和员工的想法、经理的要求融在一起，这样你就不会觉得累，相反会轻松愉快、游刃有余！　　升职要看工作实力和人格魅力　　工作实力对很多职位来说都是升职的第一要素，对于文秘职业来说也不例外。你的工作实力和工作业绩是大家有目共睹的，是谁也不能隐瞒和遮掩的。所以，只有具备了良好的工作能力和优秀的工作业绩，升职才能成为一种可能。　　但，小周告诉我，对于一个秘书而言，光有这些是不够的。因为，文秘这一职业有它的特殊性。那就是，很多时候，你是在为经理一个人服务，最终敲定你是否能够升职的是你的直接老板——经理。这个时候就会有一些主观的东西在里面，作为一个秘书，你唯一能做的就是，让你的老板除了在业绩上认可你，还要在你的人格上认可你。当他认为你是一个值得信赖，值得托付的人时，他才会把重要的任务交给你，或是调你到更重要的部门。所以，对文秘而言，完善自己的人格也是很重要的。　　采访最后的几句话　　采访快结束的时候，当我试探着问小周的薪水时，小周笑笑说：薪水是要保密的”，小周调皮地打了个哑谜，接着说：“要学会保守职业秘密，这也算是我这个师姐对将来要从事秘书行业的学弟学妹要说的一句话吧。”当我提示小周再说几句时，小周想了一下说：“再说三点吧！一、不要把坏情绪带到工作中来，二、不要贪图小便宜，三、凡事不要斤斤计较，四、要学会顾全大局！” <上一页 [1] 2 校园每日超强人气排行榜　　更多精彩内容请点击：校园频道大学版、中学版新浪多媒体同学录开张　　　　欢迎网友投稿　招募校园通讯员　校园论坛征集版主